Comment bien organiser ses journées de travail?

Publié le 28 Février 2019

Comment bien organiser ses journées de travail?

Être indépendant est souvent vu par beaucoup comme la panacée. Plus de patron, plus de contrainte, plus de… Chez les personnes que j’accompagne, la liberté est le mot qui revient le plus souvent dans la conversation mais rapidement une autre expression apparaît : l’organisation de ses journées de travail.

 

Avant de lancer mon activité, j’étais responsable d’un service. Le téléphone sonnait sans arrêt, pas le temps de réfléchir que les journées déjà défilaient entre les réunions, les rdv, les urgences à traiter… Sans que la plupart du temps, l’organisation de celles-ci soit profondément programmée. Il y avait une gestion des priorités.

 

Quand vous devez indépendant, le maître mot n’est pas la liberté même s’il est important, mais la gestion de son temps. L’adage, « le temps c’est de l’argent » revêt ici une importance capitale. L’optimisation de son temps devient une priorité pour éviter d’être débordé ou au contraire, de ne pas savoir par où commencer.

 

Pour esquiver cet écueil, il existe plusieurs astuces pour optimiser son temps :

 

1-Préparer ses journées à l’avance

 

Je dirai que c’est le minimum pour commencer à gagner du temps…Se faire un planning et le respecter : entre prospection, rédaction d’article, mise en place de vidéo, envoi de devis… Si vous ne voulez pas vous laisser submerger par le quotidien, autant le planifier en se réservant des espaces spécifiques.

 

Je me réserve une demi-journée par semaine pour écrire mes articles par exemple et je n’en déroge pas. Je ne fais rien d’autre. La téléphone peut sonner, la terre continuera de tourner, je vous l’assure. Alors, tous les soirs, listez ce qui doit être fait le lendemain et dans les jours à venir afin d’anticiper et ne plus gérer tout dans l’urgence.

 

Trop souvent quand j’accompagne un indépendant, ce dernier n’a établi aucun planning ne serait-ce que succinct ou provisoire. Selon l’activité, je peux comprendre que des urgences soient plus ou moins en priorité. Mais ayez une feuille de route de votre journée.

 

Vous gagnerez ainsi de précieuses minutes tous les matins en vous épargnant les hésitations :  “Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?”. Alors anticipez !!!

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2-Savoir prioriser vos tâches

 

Pour certains, tout est urgent… Ok mais là c’est un problème d’organisation ! Ou bien vous êtes urgentiste et non pas indépendant. En creusant un peu, on s’aperçoit que ce n’est pas du tout urgent, on se rend surtout compte qu’il y a un problème organisationnel.

 

Pour cela, sachez trier entre les actions urgentes, importantes, et celles de moindre importance. Avec l’expérience vous saurez détecter les tâches qui vous permettent de faire un maximum de chiffre ou de résultat. On parle souvent du 20/80. Soit 20% des tâches qui permettent d’engendrer 80% de retombées.

 

Ah oui, petit point, ne priorisez pas selon vos préférences mais selon l’urgence. Je préfère le préciser car nous sommes souvent amenés à réaliser des tâches urgentes mais dont nous ne raffolons pas forcément.

 

3-Inscrire à l’écrit ce que l’on doit faire

 

Au lieu de se surcharger l’esprit avec un tas informations en espérant ne pas les oublier, il vaut mieux les inscrire sur papier. De plus, l’écrit évite la procrastination et ce qui est noté nous engage moralement à le réaliser : c’est comme un contrat moral, une obligation envers nous-même de le faire. Il suffit donc de faire une liste comme pour ses courses.

 

Chacun sa méthode, je suis assez fan des post-it, mais c’est ma méthode, certains préféreront le carnet ou l’agenda, d’autres le portable ou encore l’ordinateur. L’écrit permet de libérer l’esprit vers d’autres réflexions.

 

4-Avoir une organisation globale et de la rigueur

 

Certes, chacun a sa méthode de travail, et dans toute désorganisation, il y a une organisation pour certains. Mais le rangement fait partie d’une rigueur de vie et de travail. J’ai rencontré de nombreux « bordéliques » dans leur profession. Tous me disent pareil : « je m’y retrouve moi ». Mais honnêtement, entre vous et moi, quelle perte de temps !

 

Je ne juge personne mais la rigueur et l’organisation sont là pour nous faire gagner du temps même si vous avez l’impression que cela vous en fait perdre. Quand les choses sont bien rangées et organisées, c’est bien plus pratique pour les trouver, sans compter l’effet dévastateur que cela produit sur un client ou un prospect de voir une telle « désorganisation prétendument organisée ».

 

Cette rigueur vous permettra :

- d’avoir une vision globale de toutes les affaires en cours

- leur niveau d’avancement et savoir quand les relancer

- et surtout de gagner du temps !!!

 

Alors rigueur est le maître mot !

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